Veel zorgorganisaties werken met zorginfra die niet meer voldoende aansluit op de zorgprocessen en storingsgevoelig is. Soms is de zorginfra echt al snel aan vervanging toe. Maar hoe vervang je je zorginfra op alle locaties zonder dat de hele organisatie daar last van heeft?
Eurocom Group ontwikkelde samen met andere OCC | Implementation Partners een effectieve migratiemethodiek: één plug & play-oplossing waarbij diverse samenwerkende partners o.b.v. Open Care Connect hun dienstverlening op elkaar afstemmen om verpleeghuislocaties met verouderde zorginfra soepel te laten overstappen op een nieuwe zorgoplossing. Alsof iedere locatie als een AFAS LIVE-show wordt voorbereid en uitgerold. ZZG zorggroep had de primeur. Eerder gingen de locaties Waterrijk en De Meent over op de nieuwe zorgtoepassing op basis van de OCC | Gateway. En de komende 18 maanden maken nóg 13 ZZG-locaties de overstap.
ZZG zorggroep biedt wijkverpleging, beschermd en beschut wonen en revalidatie- en herstelzorg in de regio Nijmegen, Wijchen en Maas en Waal. ZZG werkt op een aantal locaties met een zorgoplossing die niet voldoende aansluit op de wensen van de organisatie en daarbij zorgprofessionals te weinig ondersteunt. Fasegewijs wil ZZG zorggroep over naar de nieuwe zorgoplossing op basis van Open Care Connect. Maar hoe doe je dat op effectieve wijze voor meerdere of zelfs alle locaties, zonder overbodige overhead?
Methodiek voor minimale verstoring
De eerste implementatie was bij ZZG Waterrijk, een locatie met 24 appartementen. Martijn: “We installeerden daar voor het eerst zelf, omdat het ging om onze nieuwe zorgoplossing op basis van de OCC | Gateway. De klant stelde als eis dat de implementatie moest plaatsvinden met een minimale verstoring voor zorgprofessionals en bewoners. Daarvoor ontwikkelden we een draaiboek. Omdat we voorheen nooit zelf implementeerden, keken we er met frisse blik naar.
Het resultaat is een manier van werken die heel efficiënt is, zonder veel overhead. We hebben het draaiboek vervolgens ook toegepast op ZZG De Meent en nog verder gefinetuned. Dat werkte super!” De razendsnelle plug & play methodiek is op het lijf geschreven van een aantal teamleden met kennis en ervaring van licht & geluid in de muziekindustrie. Bij aanvang van ieder optreden moet alles perfect afgesteld zijn, op een groot podium krijg je maar één kans.
Eén blauwdruk voor alle locaties
“Aanvankelijk vroeg ZZG ons om strategischer mee te denken over de zorginfrastructuur, de onderliggende ICT-systemen en de daaraan gekoppelde sensoren”, vertelt Martijn Schuurmans, CEO bij Eurocom. “ZZG wilde bovendien graag een samenwerkingsmodel waarmee het mogelijk wordt dat verschillende implementatiepartners allemaal hun eigen rol hebben in een project en toch werken vanuit één gedragen ambitie. Eén blauwdruk dus voor alle locaties van ZZG zorggroep afgestemd met andere partners binnen 1 ecosysteem.”
Plug & play-implementatie
Eurocom ontwikkelde een migratiemethodiek voor de basisimplementatie van de zorginfrastructuur. In het kort komt het erop neer dat Eurocom de oplossing in eigen huis voorprogrammeert, waarna een installateur de zorginfra plug & play implementeert op de locatie. Een overkoepelende programmamanager coördineert op alle vlakken: van netwerk tot telefonie en van device/mdm management tot zorginfra, zodat alle partijen hun dienstverlening en planning op elkaar afstemmen.
Martijn: “Met de nieuwe aanpak heeft de installateur weinig expertise nodig van onze zorgoplossing. Dat zorgt voor een snelle live-gang met zo min mogelijk overlast voor bewoners en medewerkers. Bovendien kunnen we makkelijk met verschillende installateurs werken. Voor elk project rollen we ons draaiboek uit. Daarbij is de installateur de drijvende kracht. Wij faciliteren en ondersteunen. Het draaiboek zorgt er ook voor dat alle partijen goed samenwerken.”
Adoptie & transformatie
Na installatie en implementatie is het aan de zorgprofessionals om met de nieuwe oplossing aan de slag te gaan. En dan begint het pas. Want medewerkers hebben tijd nodig om te schakelen en te wennen aan de nieuwe apparatuur en software. ZZG begeleidt hun medewerkers hierin zorgvuldig door hen te voorzien van de juiste informatie middels bijvoorbeeld informatiebijeenkomsten. Eurocom ondersteunt hierbij met de OCC | Academy binnen de Service Portal, waarin allerlei instructievideo’s te vinden zijn.
Stap voor stap uitbreiden
Sneller werken lukt om nóg een reden: alle locaties krijgen bij oplevering dezelfde functionaliteiten.
Bij ZZG gaat het in fase 1 om het verpleegoproep en monitoring. Martijn: “Het is daarbij belangrijk dat we in die fase niet in de verleiding komen om toch allerlei locatie specifieke aanpassingen door te voeren. Daarna gaan we de zorgoplossing stap voor stap uitbreiden en specifiek maken voor elke locatie. Dat doen we in nauwe samenwerking met de medewerkers.”
“We blijven nieuwe functionaliteiten toevoegen; dat wordt een continu proces. Daarbij moeten we er steeds voor waken dat de zorginfra eenvoudig en goed te beheren blijft. En is er een defect of een mutatie, dan voorziet het draaiboek erin dat we dat als partners oppakken voor ZZG. Dit vanuit de gedeelde ambitie om kwaliteit van leven en werken te bevorderen voor cliënten, bewoners en zorgprofessionals.”
Zorginfra op huurbasis
Goed nieuws voor zorgorganisaties die geen toereikend budget hebben voor de aanschaf van nieuwe zorginfra of voorkeur hebben voor een OPEX(huur)-model, waarbij de kosten en het beheer en onderhoud voorspelbaar zijn. Vanaf 1 juli 2022 kunnen zij via Eurocom kritische zorginfrastructuur huren in plaats van kopen. Samen met een financieel partner biedt Eurocom OCC | Financial Solutions aan waarbij zorginfra als huuroplossing kan worden afgenomen.
Wilt u weten welke mogelijkheden onze oplossing en migratiemethodiek uw organisatie kan bieden? Neem dan contact op met een van onze consultants.
